Połącz KSeF z ERP bez ręcznego przepisywania faktur
Budujemy kontrolowaną warstwę wymiany danych pomiędzy API KSeF 2.0 a używanym systemem finansowo-księgowym. Automatyzacja obejmuje dokumenty zakupowe, sprzedażowe, statusy i obsługę wyjątków.
Kiedy warto działać
Samo uruchomienie KSeF nie oznacza, że ERP jest z nim poprawnie zintegrowany
Największe ryzyko powstaje pomiędzy systemami: przy mapowaniu danych, błędach wysyłki, ponowieniach i przypisywaniu dokumentów do właściwego podmiotu.
- Faktury są ręcznie pobierane z KSeF i ponownie wprowadzane do ERP.
- Status wysyłki i numer KSeF nie wracają do dokumentu źródłowego.
- Błąd jednego pola blokuje dokument, ale użytkownik nie zna przyczyny.
- Brakuje jednej kolejki dokumentów oczekujących, odrzuconych i wymagających poprawy.
Co obejmuje integracja KSeF 2.0 z ERP
Zakres dopasowujemy do używanego ERP i procesu księgowego. Nie zastępujemy systemów — zapewniamy pomiędzy nimi przewidywalny, monitorowany przepływ.
Faktury zakupowe z KSeF
Automatyczne pobieranie nowych dokumentów wraz z numerem KSeF, datą otrzymania i danymi struktury FA(3).
Faktury sprzedażowe do KSeF
Przekazanie danych z ERP, wysyłka do KSeF oraz zapis wyniku, statusu i nadanego numeru.
Mapowanie danych FA(3)
Powiązanie pól KSeF z kontrahentami, rejestrami, stawkami, wymiarami i dokumentami używanymi w ERP.
Uwierzytelnianie i uprawnienia
Integracja działa w odpowiednim kontekście NIP i z zakresem dostępów ograniczonym do wymaganych operacji.
Kolejki i ponowne próby
Dokumenty oczekują na bezpieczne ponowienie, gdy KSeF albo ERP jest chwilowo niedostępny.
Monitoring integracji
Dashboard pokazuje dokumenty odebrane, wysłane, oczekujące i wymagające interwencji.
Wiele spółek i NIP-ów
Oddzielne konteksty, uprawnienia i reguły księgowe dla podmiotów obsługiwanych przez jedno rozwiązanie.
Kontrola kompletności
Walidacja wymaganych danych przed wysyłką i kontrola powiązania dokumentu po odbiorze.
Ślad audytowy
Historia prób, statusów i zmian umożliwia odtworzenie przebiegu wymiany danych bez przeszukiwania logów ręcznie.
Podział odpowiedzialności
KSeF i ERP potrzebują kontrolowanej warstwy integracyjnej
Każdy system pozostaje źródłem właściwych dla niego danych. Integracja odpowiada za bezpieczne mapowanie, synchronizację i obsługę sytuacji awaryjnych.
KSeF 2.0
- Przyjmuje i udostępnia faktury ustrukturyzowane
- Nadaje numer KSeF i zwraca status operacji
- Udostępnia dane w strukturze logicznej FA(3)
- Kontroluje dostęp w kontekście podatnika
ERP oraz warstwa integracyjna
- Tworzy dokument sprzedażowy i odbiera dokument zakupowy
- Mapuje dane na rejestry, konta, projekty i centra kosztowe
- Zapisuje numer oraz status KSeF przy właściwym dokumencie
- Monitoruje kolejki, błędy, ponowienia i interwencje użytkowników
Plan wdrożenia
Jak wdrażamy integrację KSeF–ERP
Najpierw weryfikujemy interfejsy i dane, następnie budujemy przepływ oraz testujemy go na scenariuszach księgowych i awaryjnych.
- 1
Audyt ERP
Sprawdzamy wersję systemu, API, moduły, pola rozszerzone i obecny obieg dokumentów.
- 2
Mapa danych
Uzgadniamy mapowanie FA(3), kontrahentów, podatków, rejestrów i wymiarów księgowych.
- 3
Projekt bezpieczeństwa
Definiujemy konteksty NIP, uprawnienia, dostęp do danych uwierzytelniających i ślad audytowy.
- 4
Implementacja
Budujemy konektory, kolejki, walidację, ponowienia i panel obsługi wyjątków.
- 5
Testy end-to-end
Weryfikujemy dokumenty zakupowe, sprzedażowe, korekty, błędy i niedostępność systemów.
- 6
Start i monitoring
Uruchamiamy przepływ etapami, obserwujemy kolejki i stabilizujemy integrację.
Integracja powinna korzystać z aktualnego API KSeF 2.0
Zakres techniczny zależy od aktualnej dokumentacji Ministerstwa Finansów oraz możliwości konkretnej wersji ERP. Przed implementacją weryfikujemy środowiska, sposób uwierzytelniania, uprawnienia i obowiązującą strukturę logiczną.
Dokumentacja integracji KSeF 2.0Najczęstsze pytania: integracja ksef 2.0 z erp
Czy integracja KSeF wymaga wymiany obecnego ERP?
Zwykle nie. Najpierw sprawdzamy możliwości używanego ERP: API, moduł KSeF, formaty importu i eksportu oraz sposób rozszerzania. Dopiero potem projektujemy brakującą warstwę integracyjną.
Z jakimi systemami ERP można połączyć KSeF?
Możliwość integracji zależy od konkretnej wersji i dostępnych interfejsów. Analizujemy między innymi systemy Comarch, enova365, SAP, Symfonia i Subiekt, a także rozwiązania dedykowane.
Czy integracja obsługuje faktury zakupowe i sprzedażowe?
Może obsługiwać oba kierunki. Zakres wdrożenia ustalamy osobno dla pobierania dokumentów zakupowych oraz przygotowania, wysyłki i monitorowania faktur sprzedażowych.
Co dzieje się podczas niedostępności KSeF?
Integracja zapisuje zadanie w kolejce, kontroluje liczbę prób i ponawia operację według ustalonej polityki. Użytkownik widzi status oraz dokumenty wymagające interwencji.
Czy można obsłużyć kilka spółek lub numerów NIP?
Tak. Każdy podmiot wymaga własnego kontekstu, odpowiednich uprawnień i jednoznacznych reguł kierowania dokumentów do właściwej bazy lub jednostki ERP.
Jak zabezpieczane są dostępy do KSeF?
Projektujemy minimalny zakres uprawnień, kontrolowany dostęp do danych uwierzytelniających, rejestr operacji oraz procedury odnawiania i odbierania dostępów.
Czy integracja zapisuje numer KSeF w ERP?
Tak może działać wdrożenie, o ile model danych ERP pozwala zapisać numer i status KSeF. Jeśli nie, wykorzystujemy bezpieczną warstwę pośrednią lub uzgodnione pole rozszerzone.
Jak sprawdzana jest poprawność mapowania danych?
Tworzymy scenariusze dla typowych faktur, korekt i wyjątków, wykonujemy testy na środowisku integracyjnym oraz uzgadniamy wyniki z osobami odpowiedzialnymi za księgowość i ERP.
Czy system może działać bez udziału użytkownika?
Standardowe dokumenty mogą przechodzić automatycznie, ale błędy, braki danych i nietypowe przypadki powinny trafiać do kontrolowanej kolejki obsługi.
Powiązane rozwiązania
Sprawdź gotowość ERP do integracji z KSeF 2.0
Przeanalizujemy używany system, kierunki wymiany faktur, strukturę danych i obsługę błędów. Otrzymasz propozycję zakresu oraz kolejności wdrożenia.
Umów audyt integracji KSeF i ERP