Faktury z KSeF trafiają do właściwej ścieżki akceptacji
KSeF dostarcza fakturę, ale nie obsługuje akceptacji kosztu, przypisania do projektu ani przekazania dokumentu do księgowości. Łączymy API KSeF 2.0 z rzeczywistym procesem firmy.
Kiedy warto działać
KSeF dostarcza fakturę. Firma nadal musi obsłużyć koszt
Obowiązkowy kanał odbioru nie zastępuje reguł wewnętrznych. Po pojawieniu się dokumentu trzeba ustalić jego właściciela, kategorię, powiązanie z zamówieniem oraz osoby zatwierdzające.
- KSeF nie przypisuje kosztu do działu, projektu, umowy ani zamówienia.
- KSeF nie prowadzi firmowej, wielopoziomowej ścieżki akceptacji.
- KSeF nie zastępuje dekretacji ani integracji z używanym ERP.
- Termin podatkowy biegnie niezależnie od wewnętrznego statusu dokumentu.
Od API KSeF do zatwierdzonego zapisu w ERP
Projektujemy warstwę operacyjną pomiędzy KSeF a księgowością: pobieranie, kontrolę, dekretację, decyzje, obsługę wyjątków i przekazanie danych.
Automatyczny odbiór z KSeF
System cyklicznie pobiera faktury zakupowe i zapisuje numer KSeF, dane dokumentu oraz datę otrzymania.
Kontrola dokumentu
Weryfikacja duplikatów, kontrahenta, kwot i danych wymaganych przed uruchomieniem obiegu.
Dekretacja i centra kosztowe
Przypisanie faktury do spółki, działu, projektu, zamówienia lub kategorii kosztu.
Ścieżki akceptacji
Reguły zależne od kwoty, spółki, działu, kategorii kosztu oraz struktury organizacyjnej.
Terminy, zastępstwa i eskalacje
System pilnuje odpowiedzialności, przypomina o decyzjach i obsługuje nieobecności.
Integracja z ERP
Zatwierdzone dane trafiają do systemu finansowo-księgowego przez uzgodniony interfejs.
Obsługa błędów integracji
Kolejka ponownych prób, monitoring i czytelny status przy niedostępności KSeF albo ERP.
Historia i kontrola dostępu
Rejestr operacji, decyzji i komentarzy dostępny zgodnie z rolami użytkowników.
Dokumenty uzupełniające
Umowy, protokoły i inne załączniki pozostają powiązane z właściwą fakturą i decyzją.
Dwa systemy, różne role
KSeF 2.0 i system obiegu uzupełniają się
KSeF jest źródłem i kanałem faktury ustrukturyzowanej. Aplikacja creationX prowadzi firmowy proces od odbioru dokumentu do zaksięgowania i płatności.
Za co odpowiada KSeF 2.0
- Wystawienie i przekazanie faktury ustrukturyzowanej
- Nadanie numeru KSeF i określenie daty otrzymania
- Udostępnienie danych faktury uprawnionemu podmiotowi
- Przechowywanie dokumentu w systemie państwowym
Za co odpowiada system creationX
- Automatyczne pobranie i kontrola nowych dokumentów
- Dekretacja, centra kosztowe i powiązanie z zamówieniem
- Akceptacja, zastępstwa, przypomnienia i eskalacje
- Przekazanie zatwierdzonych danych do ERP i obsługa płatności
Plan wdrożenia
Proces od KSeF do księgowania
Automatyzacja obejmuje cały przepływ, ale pozostawia człowiekowi kontrolę nad decyzjami finansowymi i wyjątkami.
- 1
Pobranie z KSeF
System odbiera fakturę i zapisuje numer KSeF, datę otrzymania oraz dane dokumentu.
- 2
Kontrola
Weryfikuje duplikaty, kontrahenta, kwoty oraz wymagane powiązania.
- 3
Przypisanie
Określa spółkę, dział, projekt, zamówienie i właściciela procesu.
- 4
Akceptacja
Uruchamia ścieżkę zależną od kwoty, kategorii kosztu i struktury firmy.
- 5
ERP i płatność
Przekazuje zatwierdzone dane do księgowości i udostępnia status płatności.
- 6
Monitoring
Pilnuje terminów, błędów integracji, ponownych prób i pełnej historii operacji.
Ważne: wewnętrzna akceptacja nie zmienia daty otrzymania
W przypadku faktury ustrukturyzowanej datą otrzymania jest co do zasady dzień przydzielenia jej numeru KSeF. Dlatego system powinien pobrać dokument i rozpocząć kontrolę terminów bez oczekiwania na wewnętrzną decyzję kosztową.
Sprawdź informacje Ministerstwa FinansówNajczęstsze pytania: obieg faktur z ksef 2.0
Czy system automatycznie pobiera faktury z KSeF?
Tak może działać zaprojektowana integracja. Po nadaniu właściwych uprawnień system pobiera nowe faktury przez API KSeF 2.0, zapisuje ich dane i uruchamia odpowiedni proces wewnętrzny.
Czy akceptacja w firmie wpływa na datę otrzymania faktury?
Nie. W przypadku faktury ustrukturyzowanej datą otrzymania jest co do zasady dzień przydzielenia numeru KSeF. Wewnętrzna akceptacja kosztu nie przesuwa tej daty.
Co się stanie, gdy KSeF lub ERP będzie niedostępny?
Integrację projektujemy z kolejką ponownych prób, monitoringiem i czytelnym statusem błędu. Dokument nie powinien zniknąć z procesu tylko dlatego, że jeden z systemów chwilowo nie odpowiada.
Czy system rozpoznaje duplikaty?
Może porównywać między innymi numer KSeF, dane sprzedawcy, numer faktury, datę i kwotę. Reguły dopasowujemy do systemów oraz jakości danych w firmie.
Czy fakturę można powiązać z zamówieniem lub umową?
Tak. Możliwe jest automatyczne albo ręczne powiązanie z zamówieniem, projektem, umową, protokołem odbioru lub centrum kosztowym.
Jak zabezpieczany jest dostęp do KSeF?
Projekt obejmuje minimalny zakres uprawnień, bezpieczne przechowywanie danych uwierzytelniających, rejestrowanie operacji oraz procedurę odnawiania i odbierania dostępów.
Czy rozwiązanie integruje się z systemem księgowym?
Tak, po sprawdzeniu możliwości konkretnego ERP. Wymiana może odbywać się przez API, pliki lub kontrolowany import i eksport.
Czy rozwiązanie może obsługiwać kilka spółek?
Tak. Każdy podmiot i NIP wymaga odpowiedniego kontekstu, uprawnień oraz reguł przypisania dokumentów. Zakres ustalamy podczas analizy.
Czy OCR jest nadal potrzebny?
Dla faktur ustrukturyzowanych dane pobieramy z KSeF, więc OCR nie jest podstawowym mechanizmem. Może nadal służyć do obsługi dokumentów spoza KSeF i załączników.
Połącz KSeF z rzeczywistym procesem akceptacji kosztów
Przeanalizujemy sposób odbierania faktur, strukturę akceptacji, używany ERP oraz kontekst uprawnień KSeF. Następnie zaproponujemy zakres integracji i pierwszy etap wdrożenia.
Umów audyt obiegu faktur i KSeF